Zoznam úloh: viete, ako si ich správne zorgnizovať?

V predchádzajúcom článku sme vám prezradili, čo robiť, keď sa vám do ničoho nechce a máte toho priveľa. Dnes sa pozrieme na to, ako si horu úloh zorganizovať a rozdeliť do správnych šuplíkov. Viete, čím vôbec začať?

Všetko si zapíšte

Aby ste sa dokázali pohnúť z miesta, je dôležité zapísať si absolútne všetko. Nedržte to v hlave. Na zoznam úloh môžete použiť rôzne aplikácie. Pre milovníkov klasiky postačí diár alebo papier a pero. „Do aplikácie si píšem všetko, čo mi zíde na um. Od vyhodenia smetí, cez pracovné povinnosti a telefonáty, osobné stretnutia až po nákupný zoznam,“ tvrdí Mariana, majiteľka malého kozmetického salónu, ktorá sa napriek podnikaniu nevzdala svojich záľub. Majte zoznam vždy po ruke. Mnohé aplikácie zamerané na produktivitu sa dajú použiť aj v telefóne, aj na počítači, vďaka čomu odpadá povinnosť neustáleho hľadania zápisníka.

Stanovte si prioritu…

… aj deadline. K jednotlivým úlohám si zadajte body od 1 po 10. Jednotkou označte úlohy, ktoré majú najvyššiu prioritu. Motivuje vás to k tomu, aby ste ich prestali odkladať. Tie s desiatkou počkajú. Aby ste sa však do nich nepustili až príliš neskoro, stanovte si pri nich deadline, dokedy ich chcete mať naozaj z krku.

Buďte konkrétni

Úloha „dokončiť projekt“ vás priveľmi nenamotivuje k tomu, aby ste sa do nej skutočne pustili. Pri vytváraní zoznamu si napíšte konkrétne úlohy. V prípade webu to môže byť napríklad:

• vyhodnotiť kľúčové slová
• napísať popis k webu
• navrhnúť kontaktný formulár
• vybrať ilustračný obrázok a podobne.

Keď si zadáte konkrétne drobné úlohy, budú sa vám ľahšie vypĺňať. Zo zoznamu si tak budete rýchlejšie ukrajovať, čo vás bude motivovať k tomu, aby ste sa v ňom pohli dopredu.

Vytvorte si kategórie

Jednotlivé úlohy si zaraďte do kategórií, prípadne podkategórií. Pomôže vám v nich sa ľahšie vyznať. Môžete si ich nazvať podľa projektov, rozdeliť na súkromné či pracovné oblasti.

Pri dôležitých úlohách si nastavte pripomienku.
Tak na ne určite nezabudnete.

Zoznam si každodenne aktualizuje

Môžete to stihnúť pri rannej káve. Aj keď vám spočiatku vytváranie zoznamu môže pripadať ako strata času, nebojte sa a vyskúšajte to. Zistíte, že je to užitočný pomocník, ktorý si bude namiesto vás pamätať na množstvo úloh. Každé ráno si zoznam aktualizujte. Na neplánované úlohy si vyhraďte minimálne 30 minút času. Vždy niečo vyskočí. Nečakaná návšteva, povinnosť, či telefonát.

Majte realistické očakávania

Deň má len 24 hodín. Okrem práce potrebujete čas aj na súkromie a oddych. Nepreťažujte sa a pri plánovaní úloh majte realistické očakávania. Pokiaľ si toho naplánujete priveľa, s najväčšou pravdepodobnosťou vyhoríte v priebehu pár dní. Skúste si naplánovať zo začiatku len pár úloh. Ak ich zvládnete, druhý deň si môžete latku posunúť trošku vyššie.

Pozor na žrútov času

„Všimla som si, že počas home officu mám tendenciu púšťať sa do absolútne nezmyselných činností,“ priznáva Jana, ktorá si pracovnú dobu osviežovala lakovaním nechtov, upratovaním skríň, či prezeraním sociálnych sietí. Samozrejme, že sa dostávala pod časový stres. Pokiaľ pracujete, skúste sa ničím nerozptyľovať. Ak sa neviete pohnúť s jednou úlohou, nechajte ju na chvíľku tak a venujte sa radšej ďalšej úlohe na zozname. K predchádzajúcej úlohe sa môžete vrátiť o niečo neskôr.

Páčil sa vám článok? Podeľte sa oň s ostatnými!