Ako efektívnejšie organizovať svoj čas?

Žijeme v rýchlom svete, ktorý na nás kladie mnohé požiadavky a ktorý očakáva, že ich budeme dôsledne plniť. Nespočetné množstvo pracovných povinností, rodina, bežné životné “vybavovačky” a mnohé ďalšie.

Obrovská spleť činností, ktorú môže byť ťažké zorganizovať tak, aby sme stihli všetko potrebné a zároveň sa z toho nezbláznili. Práve z toho dôvodu stále častejšie počujeme slovné spojenia ako “time management”, ktoré sa nás snažia naučiť, ako čo najefektívnejšie plánovať a organizovať náš čas. Niekoľko tipov, ako na to, vám ponúkne aj tento článok.

Pomenujte svoje aktivity

Základom všetkého je zistiť, ako na tom s časom a povinnosťami vlastne sme. Máme naozaj tak veľa práce, alebo je množstvo práce v norme, no my trávime priveľa času zbytočnými činnosťami? Ak máme veľa práce, nakoľko to môže byť spôsobené tým, že nevieme povedať nie činnostiam, ktorým sa v skutočnosti nechceme venovať? Koľko času nám ktorá aktivita zaberie? Čím trávime najviac času? Na ktoré činnosti, ktorým by sme sa radi venovali nám naopak čas neostáva? Tieto a iné podobné otázky nám môžu pomôcť zorientovať sa v našich časových možnostiach, požiadavkách a cieľoch.

Skroťte „zabijakov času“

Rovnako dôležité je identifikovať faktory, ktoré sú „zabijakmi nášho času“ a dostať ich pod našu kontrolu. Môžu to byť sociálne siete, surfovanie po internete, zbytočne dlhé telefonáty, nekonečné rozhovory s kolegami a mnohé iné. Musíme si uvedomiť, že tieto faktory do nášho života vstupujú a s najväčšou pravdepodobnosťou doňho vstupovať neprestanú. Je teda na nás naučiť sa ich včas identifikovať a pracovať s nimi tak, aby nás o cenný čas oberali čo najmenej. Samozrejme, malé rozptýlenie potrebuje každý z nás, preto si naň môžeme určiť konkrétny čas, ktorý dodržíme a následne sa vrátime späť k povinnostiam.

Zabudnite na multitasking

Ďalším tipom pre lepšiu organizáciu času je vyhýbanie sa multitaskingu – alebo teda robeniu viacerých vecí naraz. Na prvý pohľad by sa mohlo zdať, že práve toto nám môže pomôcť šetriť čas, no v skutočnosti je to presne naopak. Prepínaním z jednej činnosti do druhej nie len že čas strácame, ale tiež znižujeme svoju výkonnosť a schopnosť sústredenia sa na činnosť, ktorú vykonávame. Radšej si preto plánujme aktivity jednu za druhou tak, aby sme medzi nimi nemuseli preskakovať a zároveň, aby sme stihli všetko potrebné. Ako na to?

Skúste Eisenhowerov princíp

Jednou zo systematických stratégií ako organizovať svoj čas je takzvaný Eisenhowerov princíp. Tento princíp hovorí o tom, že v našom živote sa stretávame s dvomi typmi činností: dôležitými a naliehavými. Dôležité činnosti sú tie, ktoré prispievajú k naplneniu našich cieľov (osobných či pracovných). Naliehavé činnosti sú tie, ktoré na nás vyvíjajú určitý tlak a nútia nás k okamžitej činnosti (je však potrebné uvedomiť si, že naliehavé aktivity nemusia byť vždy zároveň aj dôležité).

Na základe toho vznikajú nasledujúce 4 skupiny činností:
1. dôležité a naliehavé – podstatné veci, ktoré musíme vykonať, ktoré sú zároveň naliehavé (neodkladné povinnosti, pevne stanované termíny…)
2. dôležité a nenaliehavé – podstatné činnosti, ktoré sú často odsúvame, pretože necítime tlak a nutnosť urobiť ich okamžite (napr. preventívne lekárske prehliadky, budovanie vzťahov, relax…)
3. naliehavé a nedôležité – záležitosti, ktoré nás odvádzajú od našej činnosti, no ktoré potrebujeme vyriešiť (náhle vyrušenia, situácie, ktoré sa neočakávane vyskytnú…)
4. nedôležité a nenaliehavé – zbytočné činnosti, ktorým je vlastne lepšie vyhnúť sa (prokrastinačné činnosti, aktivity, ktoré neprinášajú hlbší úžitok…)

Každú z činností, ktoré máme v pláne vykonať, by sme si mali podľa Eisenhowera priradiť do jednej z týchto kategórií a následne ich plniť v hore napísanom poradí od dôležitých a naliehavých až po nenaliehavé a nedôležité (ktoré vlastne môžeme aj vynechať).

Keď sa nám podarí osvojiť si tento spôsob plánovania, získame nie len prehľad o tom, čo všetko robíme a akú to má “časovú hodnotu”, ale tiež nám to môže pomôcť naučiť sa organizovať dôležité a naliehavé činnosti tak, aby sme sa vyhli časovému tlaku a tradičnému nestíhaniu a z toho plynúcemu stresu.

Cieľom tohto článku bolo ponúknuť vám niekoľko tipov pre efektívnejšiu organizáciu času. Je však potrebné podotknúť, že ani zďaleka nie je vyčerpávajúcim zhrnutím všetkých možností, ktoré daná oblasť zahŕňa a ponúka a že každému človeku môže vyhovovať iný spôsob a forma plánovania povinností a aktivít.